10 Порядок подготовки и проведения совещаний в Администрации города

10.1 Совещания по различным направлениям деятельности проводятся главой Администрации города, заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, руководителями структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города и предусматриваются в планах основных мероприятий, проводимых на территории муниципального образования «Город Волгодонск», на месяц, неделю.

10.2 Должностное лицо, принявшее решение о проведении совещания, утверждает порядок проведения совещания. Ответственность за подготовку совещания и контроль за исполнением принятых на совещании решений возлагается на заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, руководителей структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города.

10.3 Подготовка материалов к совещанию (доклад, информация, справки и т.д.), порядок его ведения, приглашение и регистрация участников совещания согласно списку, дежурство, составление протокола и доведение его до исполнителей организуются силами сотрудников структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города по указанию должностного лица, принявшего решение о проведении совещания.

10.4 Совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную тайну, проводятся по планам, согласованным с сектором по мобилизационной работе Администрации города.

10.5 В целях эффективного исполнения полномочий Администрации города для обеспечения единой стратегии социально-экономического развития города и координации деятельности структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города главой Администрации города проводятся оперативные совещания, планерные совещания, аппаратные совещания и выездные (тематические) совещания.

В случае отсутствия главы Администрации города совещания проводятся исполняющим обязанности главы Администрации города.

Отдел по организации деятельности главы Администрации города осуществляет подготовку проведения оперативных совещаний, планерных совещаний и аппаратных совещаний:

- согласовывает с главой Администрации города проект повестки дня предстоящего совещания;

- корректирует список участников совещания в соответствии с вопросами, рассматриваемыми на совещании;

- информирует участников совещания о тематике вопросов (осуществляет рассылку повестки дня совещания по СЭДД «Дело»);

- формирует материалы совещания (повестка дня совещания, порядок проведения совещания, тексты докладов и т.д.) и представляет главе Администрации города еженедельно по пятницам до 16.00 часов.

Информация по вопросам повестки дня совещания и презентационные материалы (при наличии) докладчиками представляются в отдел по организации деятельности главы Администрации города в пятницу недели, предшествующей проведению совещания, до 11.00 часов.

В случае, если в рамках планерного совещания или аппаратного совещания предполагается процедура награждения (или поздравления), инициаторы данного процесса должны уведомить об этом начальника отдела по организации деятельности главы Администрации города за три рабочих дня и представить в пятницу недели, предшествующей проведению совещания, до 11.00 часов краткую информацию о награждении и список приглашенных.

Материалы по вопросам повестки дня планерных совещаний и аппаратных совещаний, а также информацию о награждаемых отдел по организации деятельности главы Администрации города направляет в электронном виде в пресс-службу Администрации города за 2 часа до проведения совещания.

Материально-техническое обеспечение проведения оперативных совещаний, планерных совещаний и аппаратных совещаний возлагается на службу эксплуатации зданий Администрации города и отдел информационных систем и технологий Администрации города.

10.5.1 Оперативные совещания:

Оперативные совещания проводятся ежедневно, как правило, в 9.00 часов в кабинете № 37 Администрации города.

В работе оперативных совещаний принимают участие заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, начальник Финансового управления города Волгодонска, начальник отдела по организации деятельности главы Администрации города и руководитель пресс-службы Администрации города. В оперативных совещаниях могут принимать участие другие руководители структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города по приглашению.

На оперативных совещаниях рассматриваются вопросы, требующие принятия управленческих решений для эффективной организации работы заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города и иных должностных лиц по переданным им полномочиям.

Отдел по организации деятельности главы Администрации города по итогам оперативного совещания формирует протокол поручений главы Администрации города и доводит с использованием СЭДД «Дело» до сведения исполнителей.

Оперативные совещания носят рабочий характер и проводятся без участия представителей общественности и средств массовой информации.

10.5.2 Планерные совещания:

Планерные совещания проводятся еженедельно, как правило, по понедельникам (кроме первого понедельника месяца) в 11.00 часов в зале заседаний Администрации города.

В работе планерных совещаний принимают участие заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, представитель от Волгодонской городской Думы, руководители структурных подразделений Администрации города, органов Администрации города, а также руководители муниципальных казенных и автономных учреждений, муниципальных унитарных предприятий по приглашению.

На планерных совещаниях рассматриваются вопросы планирования деятельности структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города, исполнения Регламента Администрации города, соблюдения Правил внутреннего трудового распорядка Администрации города муниципальными служащими, кадровой политики, исполнительской дисциплины.

Ответственность за проведение планерного совещания (рассадку участников в зале заседаний Администрации города, презентационное и протокольное сопровождение), подготовку протокола поручений главы Администрации города возлагается на отдел по организации деятельности главы Администрации города.

Отдел по организации деятельности главы Администрации города по итогам планерного совещания формирует протокол поручений главы Администрации города и доводит с использованием СЭДД «Дело» до сведения исполнителей.

Планерные совещания носят рабочий характер и проводятся без участия представителей общественности и средств массовой информации.

10.5.3 Аппаратные совещания:

Аппаратные совещания проводятся один раз в месяц, как правило, в первый понедельник месяца в 14.00 часов в зале заседаний Администрации города.

В работе аппаратных совещаний принимают участие заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, представитель от Волгодонской городской Думы, руководители федеральных и иных структур, руководители структурных подразделений Администрации города, органов Администрации города, руководители муниципальных казенных и автономных учреждений, муниципальных унитарных предприятий, а также представители общественности и средств массовой информации по приглашению.

На аппаратных совещаниях рассматриваются итоги работы по исполнению полномочий Администрации города и органов Администрации города, муниципальных казенных и автономных учреждений, муниципальных унитарных предприятий, федеральных и иных структур за отчетный период (месяц, квартал, полугодие и т.д.).

Ответственность за проведение аппаратного совещания (рассадку участников в зале заседаний Администрации города, презентационное и протокольное сопровождение), подготовку протокола поручений главы Администрации города возлагается на отдел по организации деятельности главы Администрации города.

Отдел по организации деятельности главы Администрации города по итогам аппаратного совещания формирует протокол поручений главы Администрации города и доводит с использованием СЭДД «Дело» до сведения исполнителей.

Приглашение городских средств массовой информации на аппаратные совещания, а также размещение информации на официальном сайте Администрации города в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» осуществляется пресс-службой Администрации города.

10.5.4 Выездные (тематические) совещания:

Выездные (тематические) совещания проводятся по инициативе главы Администрации города для рассмотрения профильных вопросов или оперативного решения проблем, возникших в той или иной сфере.

Организацию и подготовку выездных (тематических) совещаний в зависимости от рассматриваемых вопросов осуществляют заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации города, органов Администрации города по курируемым направлениям.

Состав участников выездных (тематических) совещаний определяет глава Администрации города. При необходимости ответственные за проведение выездных (тематических) совещаний представляют главе Администрации города материалы по теме (в отдел по организации деятельности главы Администрации города) и осуществляют протокольное сопровождение совещаний.

Контроль за исполнением порученческих пунктов протоколов выездных (тематических) совещаний возлагается на заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города в рамках курируемых направлений, руководителей структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города, непосредственно подчиненных главе Администрации города, отдел по организации деятельности главы Администрации города.